把重複工作交給 AI 起草

重複性的工作最適合交給 AI 起草，但「交給 AI」不等於「放手不管」。AiTOM 源點在自己的日常運作裡，同時使用 Claude 與 Codex 等多個 AI 助理，處理文件撰寫、檢查、整理與網站工作。要讓這些助理一起工作而不互相踩踏，我們必須先設計好規矩：誰負責哪些檔案、誰有權決定、做到哪裡、下一個人怎麼接。這是我們先在自己身上試出來的做法。

起點

一開始的樣子，很像許多團隊使用 AI 的初期：每次開一個新對話，把前情重講一遍，AI 給出草稿，人複製貼上。單一任務沒問題，但工作一多就出現三個麻煩。第一，對話一結束，狀態就消失，隔天沒人記得做到哪裡。第二，兩個助理同時改到同一份檔案，其中一份修改被悄悄蓋掉。第三，需要人決定的事散在各處，總監得在很多視窗之間找問題。

我們判斷問題不在 AI 不夠聰明，而在於工作沒有被設計成可以接續、可以並行、可以裁決。

我們怎麼做

我們把工作方式整理成幾條明確的規矩：

• 多個 AI 助理可以同時工作，但各自認領不重疊的檔案；每個助理在自己的 git 分支與工作目錄施工，不直接動別人的範圍。
• 共用的設定、狀態與提交（commit）要排隊處理，一次只讓一個人動，避免互相覆蓋。
• 唯一能核准的是人類總監。AI 可以起草、檢查、整理，但不替總監做決定。
• 每個決定都登記成編號的決策紀錄，保存內容、理由與日期。
• 每條工作線都有一棵「工作樹」，用文字樹狀圖標示 ✅ 完成、🔄 進行中、⏸ 等待，每一輪更新，並標出目前位置。
• 寫好「交接卡」：停點、已完成、待處理與注意事項，讓另一位 AI 重啟後可以接著做。

其中最常被使用的是裁決卡。AI 把需要人決定的事整理成逐條編號的清單，每一條都附上建議。總監只需要回一行，例如「1 可、2 暫緩」，AI 就知道每一條的結果，並依此執行與記錄。這讓裁決從「在長篇文字中找問題」變成「看清單、一句話回覆」，也避免了把選項寫成需要刪改的多選句。

重複工作交給 AI 起草後，人的時間移到更值得的地方：判斷方向、確認取捨、驗收結果。AI 負責起草與初步檢查，人負責決定。這條界線我們刻意畫得很清楚。

遇到的問題與調整

最早的問題是「流暢但沒有出處」。AI 起草的文字讀起來很順，卻可能缺少依據。我們因此補上來源與證據規則：事實、觀察與假設要分開標示，重要內容要附來源與日期，AI 整理的結果由人抽查。

第二個問題是範圍失控。當我們讓助理一口氣重新產生所有內容時，曾發現與本次工作無關的頁面被悄悄改寫。我們改為限定每次變更的範圍，送出前檢查差異，只接受預期內的修改。

第三個問題是覆寫。並行工作最怕的是整份檔案被另一方蓋掉。我們規定寫入前先重新讀取目前內容，確認基準沒變；若發現別人已經改過，就保留雙方成果，合併或暫停衝突的部分，而不是整檔覆蓋。我們也要誠實地說：這些是工作規矩，不是保證零錯誤的機制，所以重要的步驟仍然需要人檢查。

改變了什麼

最直接的改變是工作可以接續了。無論是哪一位助理、無論對話是否重新開始，只要讀工作樹與交接卡，就能知道現在進行到哪裡。總監看到的也不再是零散的訊息，而是一棵樹和一張編號的裁決卡。

其次是並行變得安全。不同助理處理不同範圍，提交排隊，歷史保留，出錯時可以退回。這讓我們敢於同時推進好幾條工作線，而不是一次只做一件事。

我們沒有為這件事編造「節省了多少百分比的時間」。能確定的是：重複性的起草與整理，確實從人的手上移開了，而決定仍然由人做。

可以帶走的做法

• 先劃分範圍：每個助理認領不重疊的檔案，並在獨立的分支或工作目錄施工。
• 共用狀態與提交要排隊，一次只讓一個人動。
• 把需要人決定的事做成編號裁決卡，每條附建議，回覆只要一句話。
• 為每條工作線建立工作樹，每輪更新，並標出目前位置。
• 寫交接卡，讓任何 AI 或同事重新開始時都能接上。
• 寫入前重讀內容，發現衝突時合併或暫停，不整檔覆蓋。

AI 負責起草，人負責決定；工作樹負責讓大家知道做到哪裡。