事實為什麼要有版本

一家連鎖品牌的退貨期限，原本是七天。某天公司決定延長成十四天。網站改了，但客服的回覆範本還是七天，促銷信也寫著七天，而 AI 助理回答顧客時，引用的是三個月前的一份簡報。顧客收到三種答案，客服花了一整個下午道歉。

這不是誰偷懶。事實本來就會變：價格會調、規格會改、聯絡窗口會換人。真正的問題是，當事實變了，我們不知道有誰還在引用舊的那一版。

當越來越多工作交給 AI，這個問題會被放大。AI 讀得快、寫得也快，它會在幾秒內把一個過時的數字複製到十份文件裡。所以我們決定，公司事實要像程式碼一樣有版本。

先確認、鎖定，再被引用

一個事實要能被專案引用，必須先走過三個狀態：

• 草稿：還在討論，任何人都可以提出修改，但不能被正式引用。
• 確認：有明確的負責人看過，同意這就是公司目前的說法。
• 鎖定：內容凍結，給它一個版本號。從這一刻起，它不會再被改動。

鎖定之後如果事實變了怎麼辦？答案是不改舊的，而是發一個新版本。退貨期限七天是第一版，十四天是第二版。兩個版本同時存在，各自清楚。

專案引用事實時，引用的是編號加版本，而不是把文字複製貼上。這樣一來，當第二版出現，我們只要問一個問題：「誰還在引用第一版？」答案會是一份清單，而不是一場猜謎。

一個正本家，多個工作區

事實需要一個家，而且只能有一個。如果同一份價目表同時存在於三個資料夾，遲早會有兩份不一樣，那時候沒有人說得出哪份才算數。

但我們也知道，工作需要空間。一個行銷專案要試好幾種說法，一個 AI 要先草擬再修改。所以我們把兩件事分開：

• 正本家：存放已確認的公司事實，只此一份，大家都從這裡讀。
• 工作區：每個專案、每個 AI 都可以有自己的工作區，自由草擬、反覆修改，不會影響別人。

連接兩者的，是唯一的一條寫入路徑。工作區裡的內容想成為公司事實，必須經過審查才能寫進正本家。沒有捷徑，也沒有「我先放進去，晚點再補審」。

工作區可以亂，正本家不能。

這個設計對多個 AI 同時工作特別重要。不同的 AI 工具可以在各自的工作區裡並行，不必擔心互相覆蓋；真正會影響全公司的寫入，則一次只走一條路，排隊、審查、落地。

每個編號只由一個地方發放

版本要能被引用，前提是編號可靠。如果兩個人在同一天各自替不同的事實取了同一個編號，所有引用就會混在一起。

所以所有編號都由單一的編號處發放。誰需要新編號，就去那裡領，領到的號碼保證沒有人用過。

另一個常見的狀況是改名。一份文件原本叫「退貨規則」，後來改成「售後服務政策」。如果直接改掉舊名稱，所有用舊名稱找它的人和 AI 都會找不到。因此我們保留舊名稱作為別名：用新名字能找到，用舊名字也能找到，而且兩者指向同一個東西。

事件紀錄只增不改

每一次確認、鎖定、發新版本、改名，都會在事件紀錄裡留下一筆。這份紀錄有一個嚴格的規則：只能往後追加，不能修改或刪除過去的內容。

如果寫錯了怎麼辦？就再補一筆更正，說明前一筆哪裡錯、正確的是什麼。這看起來比直接修改麻煩，但它讓紀錄成為一份可以信任的歷史。任何人回頭查，都能看到事情是怎麼一步步走到今天的，包括犯過的錯。

打勾需要證據

最後一個原則最簡單，也最容易被忽略：一件事被標記為完成，必須附上證據。

AI 很擅長說「已完成」。它可能真的完成了，也可能只是以為完成了。對我們來說，「AI 說完成」本身不是證據。證據是可以被另一個人檢查的東西：一份已發布的頁面、一筆可查詢的紀錄、一份通過的檢查結果。

• 沒有證據的打勾，視為尚未完成。
• 證據要能被不是原作者的人看懂並查核。
• 抽審時，看的是證據本身，而不是報告上的勾。

這條規則讓事實的版本、編號與紀錄串成一個完整的鏈。當新的同事或另一個 AI 工具接手工作時，它不需要相信任何人的記憶，只要沿著這條鏈查，就能得到同一個答案。

一個完整的例子

回到退貨期限。公司決定改成十四天之後，負責人在工作區草擬新的說法，送進審查。審查通過後，正本家裡多了「退貨期限」的第二版，事件紀錄同時寫下一筆：哪一天、誰確認、取代了哪一版。

接著系統列出所有還在引用第一版的地方：客服範本、促銷信模板、AI 助理的參考資料。每一處都變成一項待辦，改完之後附上證據，例如更新後的範本連結，才能打勾。舊的促銷信不需要改，因為它清楚標示著當時引用的是第一版。

三個月後，如果有顧客拿著舊信件來問，客服不必猜，只要查那封信引用的版本，就能說明當時的規則與現在的差別。事實會變，但每一次變化都看得見、追得到。新進的同事或另一個 AI 工具接手這件事時，也能從同一份紀錄看懂來龍去脈，不需要再去問當初經手的人。

重點回顧

• 事實先確認、鎖定成版本，專案用編號加版本引用；改動就發新版本。
• 正本家只有一個，工作區自由草擬，寫入只有一條經審查的路。
• 編號由單一來源發放，舊名稱保留為別名；事件紀錄只增不改。
• 打勾要附可查核的證據，不是 AI 說「完成」就算數。