設計人機協作流程

「導入 AI」常從工具開始：先買帳號、辦一場教育訓練，然後期待大家自己找到用法。幾個月後，會用的人很會用，其他人回到原本的方式，流程本身沒有改變。

AI 要真正進入工作，要從流程拆起：這件工作有哪些步驟、每一步需要什麼資訊、哪些是重複整理、哪些需要判斷與負責。分清楚之後，AI 協助的位置自然浮現。

你可能正遇到

• 團隊大量時間花在整理、摘要、改格式這類重複工作。
• 每個人用 AI 的方式不同，品質落差很大。
• 主管擔心 AI 出錯，不確定該由誰把關。
• 試過自動化，但遇到例外就卡住，最後又回到人工。

我們怎麼做

• 選一條流程：從頻率高、規則清楚、影響可控的工作開始。
• 拆步驟：畫出現在的做法，標出每一步的輸入、輸出與花費的時間。
• 分工：逐步標記「AI 起草」「人確認」「人決定」，並寫清楚判斷依據。
• 設關卡：在關鍵步驟設檢查點，AI 不確定或遇到例外時交回給人。
• 試行與調整：小範圍試跑，記錄修改與退回的原因，再調整分工。

交付什麼

• 流程圖：現況與調整後的對照。
• 人機分工表：每個步驟由誰做、依據是什麼。
• 提示詞與範本：讓同一件事有一致的做法。
• 檢查點與例外處理規則。
• 試行紀錄與後續調整建議。

怎麼判斷有沒有用

比較試行前後：同一件工作花的時間、需要退回修改的次數、產出是否一致。也觀察團隊是否願意持續使用，這往往比單一數字更能說明流程是否真的變好。

先分清楚誰做什麼，AI 才能真的幫上忙。