資料分級：什麼可以交給 AI

一位同事要整理一份客戶回饋報告。他手上有三種東西：已經公開的產品說明、團隊內部的會議筆記，還有一份寫著客戶姓名與電話的訪談名單。如果他要請 AI 幫忙，三種東西都可以直接丟進去嗎？

多數人的直覺是「看情況」。問題是，「看情況」需要有人每次都想一遍，而人會累、會趕時間、會忘記。這篇文章說明我們怎麼把這個判斷變成一個標籤：資料在建立時就帶著等級，等級決定它可以去哪裡、可以交給誰。

只分四級，越少越好記

我們把所有資料分成四個等級。分得太細，大家記不住，最後就不會用；分得太粗，又無法區分真正需要保護的東西。四級是我們找到的平衡點。

• 公開：可以對外發布的內容，例如已上線的文章或產品介紹。
• 內部：只給團隊看、但外洩也不至於造成傷害的內容，例如研究筆記。
• 機密：一般案子的資料，包括客戶案的內容與往來文件。
• 嚴格受限：金鑰、身分證號、個人資料名單、對話逐字稿，以及創辦人的原話。

其中有兩條規則特別重要。第一，沒有標示的資料，一律當作機密。這是預設拒絕的思路：寧可多保護一點，也不要因為忘記標記而讓資料流到不該去的地方。新開的工作在建立時，就先帶著機密這個等級。

第二，嚴格受限的資料不出機。它只存在指定的那一台機器上，不進版本控制、不給雲端上的 AI、也不包含在用來重建環境的安裝程式裡。我們在每個新專案的忽略清單裡，預先放好這一級的檔案樣式；每次提交之前，檢查程式也會攔下符合這些樣式的路徑，以及看起來像憑證的字樣。

AI 能看到什麼

對前三級，AI 依照被授予的權限讀取。「依照權限」不是 AI 自己判斷的，而是由一個獨立的閘道決定：每個請求都要先報身分、再查權限，沒有被明確允許的一律拒絕。

對嚴格受限這一級，AI 一律看不到原文。如果工作真的需要用到其中的資訊，就給它一份遮罩過的摘要，把認得出是誰的部分遮掉。例如原本寫著某位窗口的姓名和電話，摘要只會寫「某製造業窗口，關心 AI 導入」。這樣 AI 仍然可以幫忙分析需求，但不會拿到可以辨識個人的資料。

即使是整理資料夾這類例行工作，負責的 AI 也不讀這一級的內容。它可以知道「這裡有一份檔案」，但不打開。整理工作只需要知道檔案在哪、叫什麼，不需要知道裡面寫了什麼。

隔離等級：工作要分開多遠

資料等級回答的是「這份資料多敏感」。但還有另一個問題：一件工作要和其他工作分開到什麼程度？例如一個保密的客戶案，就算裡面多數資料只是機密等級，我們也可能不希望它和其他案子放在一起。這是隔離等級要回答的問題。

隔離分三級。一般的工作放在一般位置，公司的索引可以讀取它全部的標籤。隔離的工作放在客戶專區、使用獨立的版本庫，索引只收它的狀態，例如做到哪、等誰。嚴格隔離的工作放在獨立的帳號甚至獨立的機器上，索引只記得「有這件工作存在」，其他什麼都不知道。

舉個例子。一個品牌顧問案，裡面的訪談整理和提案草稿大多是機密等級，但客戶要求這個案子的存在本身都不能被其他專案的人看到。這時資料等級不需要動，隔離等級則要設成嚴格。反過來，一份內部研究可能等級不高，卻因為牽涉多個案子而適合放在一般位置，讓索引完整讀取，方便大家找到。

把兩種等級分開，是因為它們回答的是不同的問題。把它們混成一個分數，最後會出現「這份資料不太敏感，但這個案子很需要隔開」卻沒有地方可以表達的情況。

誰可以改等級

等級不是一次定好就不動。工作在進行中，可能會加入更敏感的資料，這時等級要跟著往上調。

往上調的流程是這樣的：程式定期掃描資料夾，如果發現個人資料的特徵，例如成串的電話號碼或身分證號格式，AI 會提出一個升級建議，附上理由，交給這件工作的確認人。確認人同意後，等級升為嚴格受限，這件工作也會被標記為「含個人資料」。只要有任何一份檔案是最高一級，整件工作就帶著這個標記。

升級建議也可能是誤判，例如把一串產品編號當成電話號碼。這時確認人回覆「不升」，等級維持原狀，這個判斷同樣會留下紀錄，之後誰問起「為什麼沒升」，都查得到當時的理由。

往下調只有一條路：由確認人親自決定。AI 不能降級，也不能修改資料的來源、權威和權限欄位。原因很簡單：降級意味著讓資料去更多地方，這種決定的後果，應該由能負責的人承擔。

升級可以由 AI 提議，降級只能由人決定。保護可以自動，放行必須有人。

衍生資料與權限的交集

從敏感資料分析出來的新資料，也要小心處理。例如從客戶往來紀錄算出「本季成交客戶的產業分布」，這份統計看起來沒有個人資料，但它是從個人資料衍生出來的。我們要求這類資料標上兩件事：衍生自哪裡、去識別到什麼程度。如果分析完還認得出是誰，等級就不降。

最後是權限本身。AI 實際能做的事，是兩個範圍的交集：人授予它的範圍，以及它的工具真正做得到的事。授予了可寫、但工具只能讀，結果就是只能讀；工具能寫、但沒有被授予，也一樣不能寫。AI 也不能把自己的權限轉給別的 AI，超出自己擁有的範圍。

個人資料另外有幾條基本原則：記下來源、記下對方是否同意、只留用得到的、放在指定的機器、要給別處用先遮罩、不再需要或對方要求就刪除，並且定期檢視一次。這些原則不複雜，難的是每次都做到，所以我們盡量把它們寫進預設值和檢查程式裡，而不是只靠提醒。

重點回顧

• 四個等級，沒標示就當機密；最高一級不出機、不進版本庫、AI 只看遮罩摘要。
• 資料等級和隔離等級分開：一個管多敏感，一個管要分開多遠。
• AI 可以提議升級，只有確認人可以降級；衍生資料認得出人就不降。
• 實際權限是授予與能力的交集，而且不能轉授。